11 SYSTEMUDVIKLING

Projektorganisation

Ved større eller mindre ændringer i it-systemerne i virksomheden, eller ved nyudvikling, er der behov for styring af processen, hvilket typisk sker ved, at der oprettes/nedsættes en projektorganisation til at klare denne styring.

Projektorganisationen vil normalt bestå af medarbejdere fra det, vi kan kalde basis organisationen. Basis organisationen er den måde, virksomheden under normal drift er organiseret på.

Projektgruppens niveauer

Styregruppen har dybest set et eneste ansvar, men det er til gengæld også et stort ansvar - nemlig at sikre, at projektet bliver gennemført i forhold til den projektbeskrivelse, der er blevet udarbejdet af projektlederen på baggrund af projektets ejer. Hvis man står ogbetragter et projekt på sidelinjen og vil finde ud af, hvem der er projektets ejer, skal du "bare" finde ud af, hvem der betaler for, at projektet bliver gennemført. Projektejeren er den person, der skal give projektet sine rammer, altså hvor meget tid der må bruges på det, hvor meget det må koste, og hvis projektet fx er at anlægge en Femern-tunnel at sikre, at alle interessenter bliver inddraget og hørt. Men lad os vende tilbage til at beskrive styregruppen.

I styregruppen vil der være en styregruppeformand, og den person vil være projektejeren - lad os bare en gang for alle slå fast, at projektejeren er den person, der kan træffe beslutningen uden at skulle tage hensyn til andres mening. Det betyder helt konkret, at projektejeren kan stoppe et projekt, inden det er færdigt, hvis personen vurderer, at projektet ikke længere er pengene værd.

Arbejdet i styregruppen er at:

sikre, at projektet gennemføres
lave en plan for gennemførelse af projektet, fx med milepæle eller Gantt -diagrammer
sørge for at skaffe de nødvendige ressourcer til projektet
sørge for at informere virksomheden om fremgangen med projektet
håndtere de konflikter der måtte opstå

Der ligger således en stor rolle i at sikre kommunikationen igennem hele virksomheden. Derudover er der altid en fare for, at et projekt kan skabe konflikter, specielt hvis det er et tværgående projekt, der rækker ind igennem hele virksomheden. Her er det ligeledesstyregruppens opgave at håndtere de konflikter, der måtte opstå.

Det er forhåbentligt ganske tydeligt nu, at en styregruppe har mange forskellige opgaver, der skal varetages, og derfor bør gruppen naturligvis også bestå af repræsentanter, der kan varetage både brugernes interesser, virksomhedens interesse og, hvis det er et projekt, virksomheden skal købes af eksterne partnere, også deres interesser.

Målet for styregruppen er hele tiden at have fokus på, at projektet bliver drevet fornuftigt fremad, og at projektet kan give virksomheden enten en besparelse eller en øget omsætning. Det kan lyde som nogle meget kedelige mål, men nu er enhver virksomhed jo sat på jorden for at overleve, og det kan kun lade sig gøre ved at tjene penge. Ingen virksomhed ønsker at køre projekter, der giver underskud.

Projektets styringsniveau

En projektleder kan nærmest sammenlignes med direktøren for projektet, og hans opgaver minder meget om en direktørs opgaver i en mindre virksomhed. En projektleder skal sørge for at skabe overblik over det projekt, der skal løses og samtidig sikre, at projektet skrider fremad som beskrevet i projektbeskrivelsen. Selve projektbeskrivelsen har projektlederen selv udarbejdet på baggrund af rammerne fra projektejeren.

Den allervigtigste opgave for projektlederen er at kunne motivere dem, der skal løse opgaven (det udførende niveau), og de interessenter, der ellers måtte være i projektet, da projektlederens succes netop afhænger af disse. Hvis det ikke lykkedes projektlederen at skabe den motivation omkring projektet, der skal til, bliver det umuligt for personen at sikre, at projektopgaven bliver løst inden for den aftalte tid og med de ressourcer, der ertilgængelige og i den ønskede kvalitet. Det skal altså være en person, der er god til at planlægge og afvikle et projekt og som trives med konstante deadlines, der varetagerdenne rolle.

Derudover ligger der også et stort ansvar omkring kommunikation til styregruppen, både alle de gode historier, og også hvis der dukker noget op, der kan påvirke de mål, der er sat for projektet

En god projektleder har nærmest evnen til at se ind fremtiden og se de problemer, der måtte komme, og iværksætte tiltag, så projektet styrer udenom. En anden egenskab en god projektleder bør have, er evnen til at holde hovedet koldt og holde fokus, da der altid er mange bolde i spil, når et projekt ruller derudaf.

Projektets udførende niveau

Det udførende niveau er den gruppe mennesker fra virksomheden, der reelt skal løse projektet. Det skal de naturligvis gøre inden for den aftale (projektbeskrivelse), der er lavet omkring projektet. De skal således iagttage, hvornår det skal være afsluttet, og med øje på de målpinde, der er sat omkring kvaliteten af projektet, altså kvalitets kriterierne.

Samtlige medarbejdere, der er tilknyttet et projekt, har jo stadig sit almindelige arbejde at varetage.

En sidste vigtig opgave, der ligger hos den enkelte, er at varetage en form for ambassadørrolle, hvor de omtaler projektet positivt alle de steder, de kan slippe afsted med det. Det er en form for markedsføring af produktet og sikrer, at det får opmærksomhed i virksomheden - også steder hvor projektet ikke direkte vil påvirke.

Med tanke på, at forudsætningen for de projekter, vi her har beskæftiget os med, var projekter, der skulle drive forandringer igennem via IT, er det vigtigt, at dem, der deltager i projektet, har viden om IT, besidder et overblik med hensyn til, hvordan ét område i virksomheden påvirker et andet område (husk evt. tilbage på Leavitts model ). Til sidst skal de naturligvis også have viden om det område, de skal arbejde med.

Leavitts model

Modellen kaldes også "Leavitts diamant " og benyttes tit i forbindelse med organisationsændringer, eller teknologiændringer, til at undersøge og sikre, at alle forhold omkring ændringen bliver overvejet.

AKTØRER - Hvilke typer af medarbejdere skal være med for at løse opgaverne
OPGAVER - Hvilke opgaver er det nødvendigt at gennemføre for at nå målet
STRUKTUR - Hvilke indbyrdes relationer skal aktørerne etablere mellem sig
TEKNOLOGI - Hvilken teknologi giver mening. Dette punkt omfatter både værktøjer i form af produkter, og også teknologi i form af udviklingsmodeller og udviklingsteknikker.